¿Confundes lo urgente con lo importante?

Marc Bara, profesor del Master en Project Management de EAE Business School, perteneciente a la red de educación superior Planeta Formación y Universidades, analiza la importancia de aprender a diferenciar lo que construye futuro de lo que solo mantiene el presente, desde la planeación hasta la sabiduría al decir “no”.

A veces, hacer una lista de las tareas pendientes no basta. Con la hiperconexión, los ritmos de vida, los plazos inmediatos y la popularización del "multitasking" como una falsa virtud, la diferencia entre lo que tenemos que hacer y lo que realmente deseamos lograr se vuelve una batalla.

Saber organizar la semana para que sea realmente productiva es un ejercicio consciente, y aplicar las técnicas adecuadas marca la diferencia entre vivir cada día apagando fuegos y avanzar hacia objetivos realmente significativos, no solo en el ámbito laboral sino en el personal. Así lo explica Marc Bara, profesor del Master en Project Management de EAE Business School, perteneciente a la red de educación superior Planeta Formación y Universidades.

"La clave no está tanto en una técnica específica, sino en desarrollar el mindset correcto sobre qué significa realmente ser productivo", detalla el experto. "La mayoría de personas organiza su agenda según dos criterios equivocados: lo que grita más fuerte (urgencia) y lo que es más fácil de hacer (comodidad). Pero la productividad real viene de enfocarse en lo que realmente importa a largo plazo", agrega.

Los errores más comunes al organizar la semana

Existen una serie de errores frecuentes a la hora de gestionar las tareas diarias, según analiza el docente de EAE Business School. Uno de los más frecuentes es algo conocido como «trampa de la urgencia», en la que pendientes que parecen inaplazables en realidad no lo son.

"Por ejemplo, respondemos inmediatamente a ese email que “urge” porque el remitente lo necesita “para hoy”, mientras posponemos indefinidamente esa formación estratégica que podría transformar nuestra carrera profesional, pero que no tiene fecha límite específica", indica Marc Bara y señala: "El resultado es que vivimos constantemente en modo “apagar fuegos”, atendiendo lo urgente de otros mientras nuestros objetivos importantes se quedan en el cajón".

Otro de los errores habituales es el de creer que estar constantemente ocupado es sinónimo de productividad. Es la falsa creencia que se ha alimentado con la popularidad de la multitarea, que normaliza el dividir la atención en varios frentes a lo largo del día, sin notar que saltar de una tarea a otra sin concentrarse en una sola es un obstáculo para el buen desempeño.

«Cada cambio tiene lo que los psicólogos llaman “costos de cambio de tarea”, advierte el experto. «Perdemos tiempo y energía mental en reorientarnos, eliminamos la posibilidad de entrar en modo “piloto automático” donde trabajamos de forma más fluida, y acabamos trabajando más lento y con más errores».

Y también están las anti-tareas, que son actividades aparentemente inofensivas pero desgastan y entorpecen el desempeño. Tener el correo abierto todo el día, revisar el celular repetidamente, atender cada notificación, asistir a reuniones repentinas parecen acciones inofensivas, pero fragmentan la concentración y reducen la capacidad de entrar en un flujo de trabajo sostenido.

Cómo diferenciar lo importante de lo urgente

La fórmula de la productividad está más en un modo de pensar que en hacer listas interminables, pues enlistarlas no implica ejecutarlas. Por eso, antes de llenar la agenda del día, hay que preguntarse qué queremos lograr, qué nos gusta y qué nos importa. La claridad personal hace que los sistemas de organización sean menos frágiles.

El experto de EAE Business School recomienda empezar a implementar tres acciones clave:

●     Planificación consciente: dedicar 15–20 minutos al inicio de la semana para definir tres prioridades innegociables.

●     Diseño del entorno: preparar el espacio de trabajo y los hábitos para reducir distracciones, en lugar de confiar solo en la fuerza de voluntad.

●     Lista de anti-tareas: identificar qué rutinas restan más de lo que aportan y establecer límites claros.

El gran objetivo de transformar la mentalidad es saber distinguir entre las actividades que construyen y las que son actividades rutinarias que mantienen el presente, como responder mails rutinarios, asistir a reuniones de seguimiento y enfrascarse en tareas administrativas. Aunque son importantes, hay que evitar que consuman todo el tiempo y la energía. 

Y como última recomendación, Marc Bara de EAE Business School invita a aprender a decir «no» de manera estratégica, es decir, rechazar propuestas malas y saber filtrar aquellas que, aunque interesantes, no vayan alineadas a las prioridades.

"Decimos “sí” a casi todo porque es más fácil, más rápido, más conveniente socialmente, y a veces no sabemos realmente qué queremos. Pero casa “sí” automático es un “no” implícito a tus objetivos importantes", concluye.